Po wdrożeniu systemu, nasi eksperci są w ciągłym kontakcie z klientem, sprawując nadzór nad prawidłowym jego funkcjonowaniem. Oferujemy naszym klientom stałą opiekę nad oprogramowaniem, które im dostarczyliśmy. Bez względu na czas, jaki upłynął od momentu pełnego zainstalowania systemu w firmie, chcemy, aby nasi klienci wiedzieli, że jesteśmy dla nich w każdej chwili gwarantem bezpieczeństwa.
Obsługa systemu po wdrożeniu będzie dotyczyć następujących zagadnień:
Nowy system informatyczny wdrażany w firmie czy instytucji ma bezpośredni wpływ na sposób organizacji pracy. Wdrożenie systemu wymaga określenia potrzeb danej organizacji, właściwej konfiguracji wszystkich elementów systemu, przygotowania koniecznych procedur oraz przeszkolenia przyszłych użytkowników. Wdrażanie systemu ze względu na specyfikację firmy i wymagania użytkowników wymaga ścisłej współpracy przyszłych użytkowników z zespołem wdrażającym.
1. Określenie potrzeb firmy oraz użytkowników
Przed przystąpieniem do wdrożenia zbierane są podstawowe informacje na temat struktury organizacyjnej firmy, dotychczas funkcjonującego obiegu dokumentów, wymagań związanych z bezpieczeństem itp. Analiza zebranych informacji pozwala na opracowanie planu wdrożenia systemu, określającego ramy czasowe, wymagane kroki, procedury przeniesienia istniejących dokumentów, określenia praw użytkowników systemu itp.
2. Instalacja i konfiguracja
Instalacja i konfiguracja samego programu przebiega szybko i niewymaga przestojów w pracy. Po zainstalowaniu komponentów i programu przeprowadzamy konfiguracje podczas pierwszego uruchomienia oprogramowania. System automatycznie pozwala odszukać dostępny w sieci komputerowej serwer SQL oraz założy wymagane bazy danych. Konfiguracja sprzętowa serwera powinna odpowiedać wymogom jakie nakłada firma Microsoft na instalację bazy danych MS SQL lub MS SQL Express.
3. Optymalizacja konfiguracji programu
W zależności od struktury informatycznej firmy, liczby użytkowników systemu, poiadanej wersji bazy SQL mozliwa jest optymalizacja systemu EDISOFT pozwalająca na uzyskanie maksymalnej wydajności, szybkości pracy i bezpieczeństaw danych. Istnieje możliwość konfiguracji systemu do pracy zdalnej, zarówno w przypadku połaczeń wewnątrz firmy (łącza WAN) jak i zdalnego dostępu np przy wykorzystaniu połaczeń VPN.
4. Dostosowanie do potrzeb użytkownika
Wiele możliwości dostosowania systemu do potrzeb użytkownika jest standardowo umieszczonych w systemie. Jednakże istnieje możlwość wprowadzenia zmian na życzenie danego klienta. W każdym wypadku konieczne jest ustalenie jaka konfiguracja będzie optymalna dla danej organizacji, czy potrzebne będą zmiany programu, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Zmiany mogą dotyczyć specyficznych dla firmy-użytkownika procedur, danych wprowadzanych i uzyskiwanych z systemu. Możliwości w zakresie rozbudowy i konfiguracji systemu są bardzo szerokie. Zmiany wykraczające poza standardowe opcje konfiguracji wymagają dłuższego okresu przygotowania i wdrożenia programu. Część działań związanych z indywidualną konfiguracją systemu prowadzonych jest w ramach opłaty licencyjnej. Specyficzne rozwiązania wymagają indywidualnych ustaleń.
5. Przygotowanie procedur obsługi systemu
W celu uporządkowania zarządzania dokumentami w firmie oprócz samego wdrożenia oprogramowania konieczne jest przygotowanie procedur definiujących:
1. prosób umieszczania dokumentów w systemie
2. nadzór nad aktualnością dokumentów, ich weryfikacją i zatwierdzaniem
3. sposób przyjmowania i wysyłanie korespondencji do firm zewnętrznych
4. nadawanie uprawnień uzytkownikom systemu zarówno do modułów, jak i do systemu dokumentów
5. zasady administracji systemem
6. Zasady archiwizacji zgromadzonych danych
6. Szkolenie użytkowników
W ramach wdrożenia odbywają się szkolenia personelu w zakresie obsługi oraz administracji systemem EDISOFT – Szczegóły dotyczące szkoleń